A medida que avanza la tecnología y esta nos permite acceder a una mayor y más fluida comunicación con los otros, nos preguntamos si acaso con ello dejamos algo en el camino. Atrás quedaron aquellas largas cartas que solíamos escribir hace unos años, en las que poníamos tiempo y pasión.
El correo electrónico se ha convertido en el medio de comunicación escrita por excelencia, solo superado por el mensaje de texto, aunque este sea un medio más informal aún. Sin embargo, es claro que para mantener una buena y fluída comunicación a través de este medio, es importante observar determinadas reglas de “
etiqueta”. De este modo, nos aseguraremos el éxito deseado.
Para que la comunicación a través del correo electrónico sea eficaz, sigue estas instrucciones:
- Ten cuidado con el humor y las emociones.
El
correo electrónico no transmite bien las emociones, por lo que es
posible que el destinatario no entienda cuál es el tono que deseas
transmitir. No uses nunca el humor sarcástico ya que el destinatario
puede interpretarlo literalmente y sentirse ofendido. Para transmitir
emociones, considera el uso de emoticonos.
- Piensa antes de enviar los mensajes.
Escribir
y enviar mensajes de correo electrónico es rápido y fácil, a veces
demasiado fácil. Asegúrate de haber pensado sobre tu mensaje primero, y
evita escribir cuando estés enfadado.
- Usa una línea de “asunto” clara y concisa.
Resume
el contenido del mensaje en unas pocas palabras. Las personas que
reciben grandes cantidades de correo electrónico pueden usar el asunto
para priorizar los mensajes.
- Escribe mensajes breves.
Aunque
un mensaje de correo electrónico puede tener cualquier longitud,
recuerda que el mensaje de correo electrónico está diseñado para que la
comunicación sea rápida. Muchas personas no tienen el tiempo o la
paciencia para leer más que algunos párrafos o frases.
- No escribas el mensaje TOTALMENTE EN MAYÚSCULAS.
Mucha gente considera que las frases escritas en mayúsculas equivalen a "gritar" y les resultan molestas u ofensivas.
- Ten cuidado con la información importante o confidencial.
Cualquier destinatario puede reenviar el mensaje a otras personas, deliberadamente o por accidente.
- No respondas mensajes con CC a menos que sea necesario.
Esto obliga a los otros a leer más información de lo estrictamente necesario.
- Además, en las comunicaciones formales o comerciales, evita los errores ortográficos y gramaticales.
El
correo electrónico poco cuidado no transmite una imagen profesional.
Revisa los mensajes antes de enviarlos y, si el programa de correo
electrónico incluye un corrector ortográfico, úsalo.
Si tienes alguna otra regla de etiqueta para sugerir, pues espero tus comentarios entonces.
Para la gran mayoría el comienzo de un Año Nuevo es también el inicio de una etapa propicia para cambiar. Se acerca fin de año y con ello se renuevan nuestros buenos propósitos.
